Self-Service Portal trong Acumatica Cloud ERP cho phép khách hàng truy cập hệ thống ERP thông qua một cổng web riêng để thực hiện các tác vụ như xem chứng từ, tạo support case hoặc đặt hàng. Portal hoạt động như một instance web riêng, nhưng sử dụng cùng database với hệ thống ERP chính, giúp dữ liệu được đồng bộ theo thời gian thực.

Tìm hiểu thêm về Acumatica Cloud ERP

Trong các dự án triển khai Acumatica thực tế, Self-Service Portal thường được dùng cho:

• Customer support portal
• B2B ordering portal
• Customer financial portal

Quy trình cấu hình Self-Service Portal gồm 3 bước chính.

Self-Service Portal trong Acumatica là gì?

Self-Service Portal là một web portal cho khách hàng hoặc đối tác, kết nối trực tiếp với Acumatica ERP để truy cập dữ liệu và thực hiện giao dịch.

Thông thường portal được dùng cho các chức năng:

• xem chứng từ tài chính (invoice, statement)
• đặt hàng B2B
• tạo và theo dõi support case
• cập nhật thông tin tài khoản
• theo dõi trạng thái đơn hàng

Portal chạy như một instance IIS riêng, nhưng sử dụng cùng database ERP, vì vậy mọi dữ liệu được cập nhật ngay lập tức trong hệ thống.

Quy trình cấu hình Self-Service Portal trong Acumatica gồm những bước nào?

Việc triển khai Self-Service Portal trong Acumatica thường gồm 3 bước chính:

1. Deploy Self-Service Portal Instance
2. Cấu hình Portal trong ERP
3. Tạo người dùng Portal

Ba bước này đảm bảo portal hoạt động đúng và có thể truy cập dữ liệu ERP an toàn.

Step 1 – Deploy Self-Service Portal Instance

Bước đầu tiên là triển khai một portal instance riêng trên server.

1. Mở Configuration Wizard

Trên server cài Acumatica, chạy:

Acumatica ERP Configuration Wizard. Chọn: Deploy a New Acumatica ERP Instance

2. Kết nối tới database ERP

Ở màn hình Database Configuration, chọn: Connect to an Existing Database

Sau đó chọn database của ERP hiện tại. Lưu ý quan trọng là Portal phải dùng cùng database với ERP để truy cập dữ liệu.

3. Cấu hình loại instance

Ở màn hình Instance Configuration, khai báo: Instance Name, sau đó chọn: Create Self-Service Portal

Sau khi hoàn tất wizard, hệ thống sẽ tự động tạo:

• IIS application cho portal
• thư mục portal trên server

Ví dụ cấu trúc IIS:

Default Web Site
 ├─ S4        (ERP instance)
 └─ PORTAL    (Self-Service Portal)

URL portal thường có dạng:

https://server-name/portal

4. Kích hoạt License Portal

Self-Service Portal cần license riêng. Truy cập màn hình Activate License (SM201510). Upload license file hoặc nhập license key.

Lưu ý: License Portal tách biệt với license ERP chính.

4. Phí Subscription của Acumatica Self Service Portal

Chi phí subscription riêng cho Self Service Portal khoảng 4k-5K/năm.

Step 2: Cấu hình Self Service Portal

Sau khi deploy portal instance, bước tiếp theo là cấu hình portal trong ERP (tại Instance chính).

1. Kích hoạt các tính năng Portal

Truy cập màn hình: Enable/Disable Features (CS100000)

Bật các feature cần thiết:

• Modern Customer Portal
• Case Management (Modern Portal)
• Financials (Modern Portal) – optional
• B2B Ordering (Modern Portal) – optional
• Payments (Modern Portal) – optional

2. Khai báo Portal URL

Truy cập màn hình Portals (SP701000), Tạo portal mới và cấu hình các thông tin sau.

Portal Name, Portal URL. Nhập URL của portal instance đã deploy:

https://server/portal

3. Cấu hình CRM và Support

Thiết lập các tham số:

• Default Case Class
• Default Contact Class
• User Type
• Portal Access Role

Ví dụ cấu hình phổ biến:

• Default Case Class = SUPISSUE
• Default Contact Class = CUSTOMER
• User Type = Portal External User
• Portal Access Role = Portal Case Management

Nếu portal dùng cho bán hàng hoặc tài chính, cấu hình thêm:

• Sales Order Type
• Show Available Quantities

Step 3 – Tạo Portal Users

Sau khi cấu hình portal, bước tiếp theo là tạo người dùng có thể truy cập portal.

1. Tạo Contact

Truy cập màn hình Contacts (CR302000). Tạo contact cho khách hàng với các thông tin:

• Contact Name
• Email
• Business Account

Điểm quan trọng: Contact phải được link với Business Account (Customer).

Cấu trúc dữ liệu trong Acumatica:

Customer
→ Contact
→ Portal User

2. Tạo User Account

Trong tab: USER INFO

Thiết lập các thông tin: User Type = Portal External User; Login = Email hoặc Username

Sau đó nhấn: RESET PASSWORD

3. Gán Portal Roles

Trong phần Assigned Roles, chọn role phù hợp.

Ví dụ:

Portal User
Portal Case Management

Ý nghĩa các role phổ biến:

Kiểm tra hoạt động của Portal

Sau khi hoàn tất cấu hình, truy cập:

https://serverURL/portal

Đăng nhập bằng portal user vừa tạo. Kiểm tra các chức năng ví dụ:

Support → New Case

Case được tạo sẽ xuất hiện trong ERP tại màn hình:

Cases (CR306000)

Điều này xác nhận portal đã kết nối thành công với ERP.

Khi nào nên triển khai Self-Service Portal?

Trong các dự án triển khai Acumatica thực tế, Self-Service Portal thường được áp dụng khi doanh nghiệp muốn:

• giảm khối lượng support qua email
• cho phép khách hàng theo dõi ticket trực tiếp
• xây dựng B2B ordering portal
• cung cấp portal tài chính cho khách hàng

Portal giúp khách hàng tự phục vụ, đồng thời dữ liệu vẫn nằm trong hệ thống ERP.

Kết luận

Quy trình cấu hình Self-Service Portal trong Acumatica gồm 3 bước:

Step 1 – Deploy Portal Instance
Step 2 – Configure Portal in ERP
Step 3 – Create Portal Users

Sau khi triển khai hoàn tất, khách hàng có thể:

• đăng nhập portal
• tạo support case
• xem chứng từ tài chính
• đặt hàng
• cập nhật thông tin tài khoản

tất cả thông qua một cổng web riêng kết nối trực tiếp với Acumatica ERP.

FAQ – Câu hỏi thường gặp về Self-Service Portal trong Acumatica

Self-Service Portal trong Acumatica có dùng chung database với ERP không?

Có. Portal chạy trên instance web riêng nhưng sử dụng cùng database với ERP, vì vậy mọi dữ liệu đều được cập nhật theo thời gian thực.

Portal có cần license riêng không?

Có. Self-Service Portal cần license riêng biệt và phải được kích hoạt trong màn hình Activate License (SM201510).

Portal user có phải là user ERP không?

Không. Portal user thuộc loại Portal External User, chỉ có quyền truy cập các chức năng được cấp trong portal.

Portal có thể dùng cho B2B ordering không?

Có. Nếu bật feature B2B Ordering (Modern Portal), khách hàng có thể tạo Sales Order trực tiếp từ portal.

Nếu triển khai đúng cấu hình, Self-Service Portal trở thành một phần quan trọng của hệ sinh thái Acumatica Cloud ERP, giúp doanh nghiệp mở rộng kênh tương tác với khách hàng và tự động hóa quy trình hỗ trợ

Xem thêm: AI Studio trong Acumatica: Tự động tổng hợp công việc tuần theo Project