Làm sao chọn đúng công ty tư vấn lựa chọn ERP?

Một công ty tư vấn lựa chọn ERP tốt không chỉ giúp doanh nghiệp chọn đúng phần mềm mà còn giúp xác định mô hình quản trị, xây dựng tiêu chí đánh giá và giảm rủi ro đầu tư.

Thực tế, phần lớn các dự án ERP thất bại không phải vì phần mềm kém mà vì doanh nghiệp lựa chọn sai giải pháp hoặc sai đối tác triển khai.

Tiêu chí 1 - Chọn đơn vị đã từng triển khai ERP, không chỉ tư vấn

Đây là tiêu chí quan trọng nhất.

Một đơn vị chỉ làm tư vấn có thể hiểu phương pháp đánh giá, nhưng chưa chắc hiểu những khó khăn sẽ phát sinh khi ERP đi vào vận hành.

Ngược lại, đơn vị đã trực tiếp triển khai ERP sẽ biết:

• đâu là yêu cầu thực sự quan trọng;
• đâu là tính năng chỉ tồn tại trên brochure;
• quy trình nào có thể triển khai thành công;
• rủi ro nào thường xuất hiện khi Go-Live.

Kinh nghiệm triển khai giúp đơn vị tư vấn nhìn thấy những vấn đề mà doanh nghiệp và nhà cung cấp thường bỏ sót.

Trong nhiều dự án ERP Selection, đây là yếu tố tạo ra khác biệt lớn nhất.

Tiêu chí 2 - Hãy hỏi phương pháp luận của họ trước khi hỏi họ đã triển khai bao nhiêu dự án

Một câu hỏi doanh nghiệp nên đặt ra là:

"Anh sẽ giúp chúng tôi lựa chọn ERP theo phương pháp nào?"

Nếu câu trả lời chỉ là:

• khảo sát yêu cầu;
• xem demo;
• so sánh tính năng;

thì doanh nghiệp nên cân nhắc thêm.

Một phương pháp luận lựa chọn ERP hoàn chỉnh cần bao gồm:

• xác định mục tiêu quản trị;
• xây dựng RFP;
• thiết kế kịch bản Demo;
• xây dựng tiêu chí và trọng số đánh giá;
• đánh giá rủi ro;
• đánh giá năng lực đội ngũ triển khai;
• đưa ra khuyến nghị cuối cùng dựa trên dữ liệu.

Một quy trình minh bạch giúp Ban Điều hành hiểu vì sao một giải pháp được lựa chọn thay vì chỉ dựa trên cảm nhận sau buổi demo.

Tiêu chí 3 - Họ có nói về quy trình hay nói về mô hình quản trị?

Đây là điểm rất ít doanh nghiệp để ý.

Nhiều đơn vị triển khai ERP dành phần lớn thời gian để thảo luận:

• quy trình mua hàng;
• quy trình bán hàng;
• quy trình kế toán.

Nhưng một đơn vị tư vấn ERP giỏi sẽ hỏi trước:

Doanh nghiệp muốn quản trị như thế nào?

Ví dụ:

• Ban điều hành muốn xem dữ liệu theo thời gian thực hay cuối tháng?
• Muốn phân tích lợi nhuận theo khách hàng, dự án hay từng đơn hàng?
• Muốn dự báo hay chỉ tổng hợp số liệu đã phát sinh?

Khi những câu hỏi này được trả lời, quy trình ERP mới được thiết kế.

Nói cách khác:

Best Practice trong ERP không bắt đầu từ quy trình. Best Practice bắt đầu từ mô hình quản trị.

Đây cũng là cách tiếp cận mà S4 Consulting áp dụng trong các dự án ERP Selection Advisory.

Thay vì hỏi "ERP nào tốt?", đội ngũ tư vấn bắt đầu bằng câu hỏi:

"Doanh nghiệp muốn điều hành theo mô hình quản trị nào trong 5 - 10 năm tới?"

Tiêu chí 4 - Thời gian và chi phí tư vấn có thực sự hợp lý?

Một dự án lựa chọn ERP kéo dài quá lâu sẽ khiến doanh nghiệp mất cơ hội triển khai.

Ngược lại, nếu thời gian quá ngắn, việc đánh giá thường thiếu chiều sâu.

Một đơn vị tư vấn có kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp:

• rút ngắn thời gian chuẩn bị;
• giảm số vòng demo;
• tập trung vào các yêu cầu quan trọng;
• loại bỏ sớm những nhà cung cấp không phù hợp;
• tiết kiệm chi phí của toàn bộ dự án ERP.

Chi phí tư vấn thường chỉ chiếm một phần nhỏ của tổng ngân sách ERP nhưng có thể giúp tránh những quyết định sai lầm có giá trị lớn hơn rất nhiều.

Kinh nghiệm thực tế từ dự án ERP Selection của SSI Security

Một ví dụ điển hình là dự án tư vấn lựa chọn ERP cho SSI Security.

Thay vì bắt đầu bằng việc so sánh các phần mềm ERP, S4 Consulting cùng doanh nghiệp xác định trước:

• mô hình quản trị mong muốn;
• các chỉ số cần theo dõi;
• mức độ chi tiết của dữ liệu;
• tiêu chí đánh giá từng giải pháp.

Sau đó mới xây dựng RFP, tổ chức Demo và chấm điểm các nhà cung cấp theo cùng một phương pháp.

Sau khi dự án hoàn thành, ông Đỗ Trạng Nguyên - Project Manager, SSI Security chia sẻ:

"Điểm tôi đánh giá cao nhất ở S4 là sự chính trực và minh bạch trong cách làm việc. Đội ngũ S4 phối hợp thẳng thắn, đáng tin cậy và mang lại cảm giác an tâm cho SSI trong toàn bộ quá trình làm việc."

Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng đối với một đơn vị tư vấn lựa chọn ERP độc lập, nơi mọi khuyến nghị cần dựa trên dữ liệu và lợi ích của khách hàng.

Vì sao nhiều doanh nghiệp lựa chọn S4 Consulting?

S4 Consulting là một trong những đơn vị tư vấn lựa chọn ERP tại Việt Nam với kinh nghiệm đồng thời trong hai lĩnh vực:

• ERP Selection Advisory.
• Tư vấn triển khai ERP.

Việc kết hợp hai năng lực này giúp S4 không chỉ đánh giá sản phẩm ERP mà còn đánh giá khả năng triển khai thành công sau khi doanh nghiệp đưa ra quyết định đầu tư.

Phương pháp luận Fast & Saving ERP Methodology của S4 tập trung vào việc lựa chọn đúng mô hình quản trị trước, sau đó mới thiết kế quy trình và lựa chọn phần mềm phù hợp.

Đó cũng là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn S4 Consulting trong các dự án ERP có giá trị đầu tư lớn.

FAQ

Khi nào doanh nghiệp nên thuê tư vấn lựa chọn ERP?

Khi dự án có nhiều nhà cung cấp tham gia, ngân sách lớn hoặc Ban Điều hành cần một quy trình đánh giá minh bạch trước khi đầu tư.

Tiêu chí quan trọng nhất khi chọn công ty tư vấn ERP là gì?

Đơn vị đó phải có kinh nghiệm triển khai ERP thực tế, không chỉ có kinh nghiệm tư vấn.

Best Practice trong ERP là gì?

Best Practice nên được hiểu là mô hình quản trị mà doanh nghiệp hướng tới. Quy trình ERP được thiết kế để tạo ra dữ liệu phục vụ mô hình quản trị đó.

Một phương pháp luận ERP Selection tốt cần có gì?

Cần có RFP, kịch bản Demo, hệ thống tiêu chí đánh giá, trọng số, phân tích rủi ro và đánh giá năng lực đội ngũ triển khai.