Nhận dạng chứng từ chi phí bằng AI Automation

Nhập chứng từ chi phí luôn là công việc tốn thời gian nhưng ít giá trị gia tăng: nhân viên chụp ảnh hóa đơn, kế toán gõ lại từng dòng. Acumatica ERP 2026 R2 đưa việc nhận dạng chứng từ chi phí sang AI Automation trên ứng dụng di động, cho phép doanh nghiệp tự cấu hình chỉ dẫn và ánh xạ trường, đồng thời kết nối tới nhà cung cấp mô hình ngôn ngữ mà mình chọn.

Điều gì thay đổi so với trước?

Trước đây, việc nhận dạng chứng từ chi phí, vốn khả dụng khi bật tính năng Image Recognition for Expense Receipts, dựa vào logic nhận dạng định sẵn, ánh xạ trường có sẵn và một công cụ nhận dạng dựng sẵn. Nay doanh nghiệp kiểm soát được quy trình này mà không cần thay đổi từ phía lập trình viên.

Điểm cần lưu ý: đây là tính năng thử nghiệm, và chỉ khả dụng khi tính năng Image Recognition for Expense Receipts được tắt, đồng thời các tính năng sau được bật tại form Enable/Disable Features (CS100000): AI Automation, Expense Management và Receipt Agent.

Cần chuẩn bị gì trước khi dùng?

Trước khi thử agent hoặc chạy nhận dạng chứng từ, doanh nghiệp cần có kết nối mô hình ngôn ngữ cho agent. Việc này đòi hỏi một tài khoản với nhà cung cấp mô hình ngôn ngữ, một mô hình đã triển khai, và một kết nối được cấu hình trên form Agent LLM Connections (ML201000).

Mô hình ngôn ngữ sử dụng phải hỗ trợ xử lý ảnh và tệp; doanh nghiệp nên kiểm tra trên trang của nhà cung cấp để xác nhận khả năng này. Ngoài ra, cần vai trò Prompt Engineer hoặc Administrator để sửa agent.

Cấu hình agent nhận dạng chứng từ chi phí

Bản 2026 R2 giới thiệu agent định sẵn có tên Expense Receipt Recognition. Trên form Agents (ML202000), doanh nghiệp chuẩn bị agent theo bốn bước: chọn kết nối mô hình ngôn ngữ đang hoạt động cho agent; cấu hình theo nhu cầu; kiểm thử bằng các tệp chứng từ chi phí mẫu; và kích hoạt để dùng trong ứng dụng di động.

Các thiết lập có thể sửa gồm: tên agent và tên nút bấm; phần chỉ dẫn và ánh xạ trường; và thiết lập cho công cụ patch_current.

Hai điểm cố định cần biết. Form Expense Receipt (EP301020) được chỉ định làm form nguồn và không đổi được. Trong mục Agent Testing, doanh nghiệp không chọn được bản ghi ví dụ mà chỉ tải tệp lên để nhận dạng.

Trên tab Instructions, doanh nghiệp điều chỉnh danh sách trong mục Available Expense Items cho khớp với các mục chi phí mà công ty đang dùng. Đây là bước dễ bị bỏ qua nhưng ảnh hưởng trực tiếp tới độ chính xác khi nhận dạng.

Một số ràng buộc cần biết

Quy trình trên ứng dụng di động chỉ dùng agent định sẵn này, không dùng được agent khác. Doanh nghiệp sửa được agent nhưng không xoá được nó. Vì đây là tính năng thử nghiệm, doanh nghiệp nên chạy thử trước khi đưa vào vận hành thật.

Vì sao điểm này đáng chú ý?

Ba lý do. Thứ nhất, chi phí công tác là nhóm chứng từ có khối lượng lớn và tính lặp lại cao, nên đây là chỗ AI tiết kiệm thời gian rõ nhất. Thứ hai, việc doanh nghiệp tự cấu hình chỉ dẫn và ánh xạ trường giúp điều chỉnh quy trình theo đặc thù mục chi phí của mình mà không phải chờ nhà cung cấp. Thứ ba, việc chọn được nhà cung cấp mô hình ngôn ngữ giúp doanh nghiệp cân nhắc yêu cầu về chi phí, độ chính xác và nơi dữ liệu được xử lý.

Acumatica ERP hỗ trợ như thế nào?

Acumatica ERP không tính phí theo người dùng, nên doanh nghiệp có thể mở ứng dụng di động cho toàn bộ nhân viên thường xuyên đi công tác mà không lo chi phí giấy phép. Nền tảng cho phép tự cấu hình chỉ dẫn, ánh xạ trường và chọn nhà cung cấp mô hình ngôn ngữ, có mô hình quản trị theo thông lệ tiên tiến giúp chuẩn hóa, và khả năng tích hợp AI cho các bước nhập liệu và đối chiếu lặp lại. Tại Việt Nam, S4 Consulting là Gold Partner của Acumatica với hơn 31 chứng chỉ toàn cầu.

Câu hỏi thường gặp

Tính năng này đã dùng chính thức chưa?

Chưa. Đây là tính năng thử nghiệm, và chỉ khả dụng khi tắt tính năng Image Recognition for Expense Receipts cùng bật ba tính năng AI Automation, Expense Management và Receipt Agent.

Cần mô hình ngôn ngữ loại nào?

Mô hình phải hỗ trợ xử lý ảnh và tệp, và doanh nghiệp cần một tài khoản với nhà cung cấp, một mô hình đã triển khai, cùng kết nối cấu hình trên form Agent LLM Connections (ML201000).

Có dùng agent khác cho việc này không?

Không. Quy trình trên ứng dụng di động chỉ dùng agent định sẵn Expense Receipt Recognition; có thể sửa nhưng không xoá được.