Cloud ERP đã trở thành nền tảng quản trị trung tâm của nhiều doanh nghiệp lớn. Các hệ thống như SAP S/4HANA, Oracle NetSuite, Oracle Fusion Cloud hay Microsoft Dynamics 365 có thể đảm nhiệm phần lớn nghiệp vụ tài chính, mua hàng, bán hàng, tồn kho và quản trị doanh nghiệp.

Nhưng có một câu hỏi khác ngày càng trở nên quan trọng:

Có nhất thiết tất cả nhân viên tham gia vào quy trình doanh nghiệp đều phải sử dụng ERP?

Với hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên, việc mở rộng ERP đến toàn bộ người dùng có thể làm tăng đáng kể chi phí license, đồng thời khiến trải nghiệm sử dụng trở nên phức tạp đối với những người chỉ cần thực hiện một vài nghiệp vụ.

ExtSuite được xây dựng để giải quyết chính bài toán này.

Cloud ERP không nhất thiết phải dành cho tất cả mọi người

Trong một doanh nghiệp, chỉ một nhóm người dùng thực sự cần làm việc trực tiếp với ERP mỗi ngày - chẳng hạn kế toán, finance, procurement, supply chain hoặc các bộ phận quản trị.

Trong khi đó, hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên khác chỉ cần thực hiện những thao tác rất đơn giản:

• Tạo yêu cầu mua hàng
• Gửi đề nghị thanh toán
• Khai báo chi phí
• Đăng ký công tác
• Gửi yêu cầu nội bộ
• Theo dõi phê duyệt
• Kiểm tra ngân sách
• Gửi và bổ sung chứng từ

Nếu những người dùng này đều phải được cấp một ERP license đầy đủ, doanh nghiệp có thể phải trả chi phí đáng kể cho những chức năng mà họ gần như không sử dụng.

Đây là khoảng trống mà ERP Extension Platform có thể giải quyết.

ExtSuite là gì?

ExtSuite là nền tảng ứng dụng mở rộng dành cho Cloud ERP, giúp doanh nghiệp số hóa và tự động hóa các quy trình xung quanh ERP mà không cần đưa tất cả người dùng vào ERP core.

Thay vì thay thế ERP, ExtSuite hoạt động như một lớp mở rộng bên ngoài hệ thống ERP hiện hữu.

ERP tiếp tục đảm nhiệm vai trò hệ thống lõi:

• Financial Accounting
• General Ledger
• Accounts Payable
• Accounts Receivable
• Inventory
• Purchasing
• Sales
• Master Data
• Financial Reporting

Trong khi ExtSuite tập trung vào lớp tương tác và quy trình:

• Employee Self-Service
• Procurement
• Expense
• Request
• Approval
• Budget Control
• Workflow
• Reporting & Dashboard

Mục tiêu là tạo ra một kiến trúc đơn giản hơn:

Employee → ExtSuite → ERP

thay vì yêu cầu mọi nhân viên phải làm việc trực tiếp trên ERP.

Procure-to-Pay & More

Một trong những trọng tâm của ExtSuite là Procure-to-Pay.

Toàn bộ quy trình từ khi nhân viên phát sinh nhu cầu đến khi giao dịch được ghi nhận vào ERP có thể được số hóa trên một nền tảng thống nhất:

Purchase Request → Approval → RFQ → Quotation → Purchase Order → Receipt → Invoice → Payment

Bên cạnh Procurement, ExtSuite còn mở rộng sang nhiều nghiệp vụ khác:

Purchase Request

Nhân viên tạo yêu cầu mua hàng theo mẫu phù hợp với từng loại nhu cầu.

Approval Workflow

Quy trình phê duyệt được thiết lập theo tổ chức, ngân sách, giá trị giao dịch hoặc loại yêu cầu.

Expense Management

Nhân viên khai báo chi phí, công tác phí và gửi chứng từ trực tiếp trên hệ thống.

Business Trip

Quản lý yêu cầu công tác, phê duyệt và các khoản chi phí liên quan.

Budget Control

Theo dõi ngân sách và kiểm soát chi tiêu trước khi giao dịch được thực hiện.

Dashboard & KPI

Cung cấp thông tin trực quan cho procurement, finance và management.

Analytics & Reporting

Tổng hợp dữ liệu từ các quy trình để hỗ trợ phân tích và ra quyết định.

Như vậy, ExtSuite không chỉ là một ứng dụng procurement đơn lẻ mà hướng tới trở thành lớp ứng dụng vận hành xung quanh ERP.

Kết nối nhân viên, mua hàng và kế toán

Một trong những vấn đề phổ biến trong doanh nghiệp là khoảng cách giữa người phát sinh nghiệp vụ và hệ thống ERP.

Nhân viên tạo yêu cầu trên email hoặc Excel.

Bộ phận mua hàng xử lý trên một hệ thống khác.

Kế toán nhập dữ liệu vào ERP.

Manager phê duyệt qua email.

Cuối cùng, dữ liệu được tổng hợp thủ công để báo cáo.

ExtSuite hướng tới việc đưa các bước này vào một quy trình thống nhất.

Nhân viên → Procurement → Manager → Finance → ERP

Mỗi bộ phận được sử dụng giao diện phù hợp với công việc của mình, trong khi dữ liệu vẫn được kiểm soát và đồng bộ với ERP.

Điều này giúp doanh nghiệp giảm việc nhập liệu lặp lại, giảm phụ thuộc vào Excel và email, đồng thời tăng khả năng truy xuất toàn bộ lịch sử của một giao dịch.

Unlimited User License - mở rộng người dùng không mở rộng chi phí

Đây là một trong những khác biệt quan trọng của ExtSuite.

Các ứng dụng ExtSuite được định hướng theo mô hình Unlimited User License, thay vì tính phí license theo từng người dùng.

Điều này đặc biệt có ý nghĩa với những doanh nghiệp có:

• Nhiều nhân viên
• Nhiều chi nhánh
• Nhiều đơn vị thành viên
• Lực lượng procurement lớn
• Nhiều người tham gia quy trình phê duyệt
• Số lượng người dùng tăng nhanh

Doanh nghiệp có thể mở rộng phạm vi sử dụng ExtSuite đến nhiều nhân viên hơn mà không phải tính toán chi phí license cho từng user như mô hình ERP truyền thống.

ERP license dành cho những người thực sự cần ERP. ExtSuite mở rộng khả năng tham gia vào quy trình đến toàn bộ doanh nghiệp.

Đây là cách tiếp cận có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn Total Cost of Ownership khi mở rộng Cloud ERP.

ERP vẫn là hệ thống lõi

ExtSuite không được thiết kế để thay thế ERP.

Ngược lại, một nguyên tắc quan trọng của kiến trúc ExtSuite là:

Keep the ERP core. Extend around it.

ERP tiếp tục là nơi quản lý dữ liệu và giao dịch chính thức của doanh nghiệp.

ExtSuite đảm nhiệm các quy trình tương tác với người dùng và các workflow cần một trải nghiệm đơn giản, linh hoạt hơn.

Điều này cũng giúp doanh nghiệp hạn chế việc custom ERP quá mức.

Thay vì mỗi khi phát sinh một yêu cầu mới lại phải:

Customize ERP → Test → Upgrade → Maintain

doanh nghiệp có thể xây dựng hoặc triển khai một ứng dụng mở rộng trên ExtSuite.

Cách tiếp cận này đặc biệt phù hợp với Cloud ERP, nơi doanh nghiệp muốn duy trì khả năng nâng cấp hệ thống lõi mà không tạo ra quá nhiều phụ thuộc vào customization.

Tích hợp sẵn với các Cloud ERP enterprise

ExtSuite được định hướng để hoạt động cùng các nền tảng ERP enterprise phổ biến.

Các hệ thống mục tiêu bao gồm:

• SAP S/4HANA Public Cloud
• Oracle NetSuite
• Oracle Fusion Cloud
• Microsoft Dynamics 365

Thay vì xây dựng một hệ thống ERP mới, ExtSuite tận dụng ERP hiện hữu làm nền tảng dữ liệu và transaction processing.

Điều này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp đã đầu tư lớn vào ERP nhưng đang cần giải quyết những nhu cầu mới ở lớp vận hành.

Ví dụ:

SAP / NetSuite / Fusion / Dynamics 365

↓

ExtSuite

↓

Employees | Procurement | Finance | Managers | Vendors

ERP vẫn là trung tâm của hệ thống, nhưng người dùng không nhất thiết phải tương tác trực tiếp với ERP cho mọi nghiệp vụ.

Cloud hoặc On-premise

ExtSuite được thiết kế để đáp ứng nhiều mô hình triển khai khác nhau.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn:

Cloud Deployment

Phù hợp với doanh nghiệp muốn triển khai nhanh, giảm gánh nặng hạ tầng và sử dụng mô hình SaaS.

Hoặc:

On-premise Deployment

Phù hợp với những doanh nghiệp có yêu cầu đặc thù về hạ tầng, bảo mật hoặc chính sách dữ liệu.

Điều này cho phép ExtSuite được sử dụng trong nhiều mô hình IT khác nhau mà không buộc doanh nghiệp phải thay đổi chiến lược hạ tầng hiện tại.

Tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp

Không phải doanh nghiệp nào cũng có cùng một quy trình Procurement, Approval hay Expense.

Một doanh nghiệp sản xuất có thể cần quy trình mua nguyên vật liệu.

Một công ty dịch vụ có thể tập trung vào công tác phí và purchase request.

Một tập đoàn có thể cần nhiều cấp phê duyệt theo công ty, phòng ban và ngân sách.

ExtSuite được thiết kế để hỗ trợ custom workflow và business rules theo đặc thù của từng doanh nghiệp.

Do đó, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ các ứng dụng và quy trình có sẵn, sau đó mở rộng theo nhu cầu thực tế.

ExtSuite phù hợp với doanh nghiệp nào?

ExtSuite đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp đang sử dụng hoặc chuẩn bị triển khai Enterprise Cloud ERP và gặp một trong các bài toán sau:

Doanh nghiệp có nhiều người dùng nhưng không muốn tăng ERP license

Đặc biệt khi phần lớn nhân viên chỉ cần thực hiện các giao dịch đơn giản.

Doanh nghiệp muốn số hóa Procurement

Thay thế email, Excel và các biểu mẫu thủ công bằng một quy trình Procure-to-Pay thống nhất.

Doanh nghiệp muốn giảm customization ERP

Đưa những yêu cầu mở rộng ra một application layer thay vì liên tục chỉnh sửa ERP core.

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đơn vị thành viên

Cần một nền tảng dùng chung cho nhiều đơn vị nhưng vẫn có khả năng cấu hình workflow riêng.

Doanh nghiệp muốn mở rộng ERP đến toàn bộ nhân viên

Nhưng không muốn biến ERP thành công cụ bắt buộc cho mọi người dùng.

Một kiến trúc mới cho Enterprise ERP

Trong mô hình ERP truyền thống, doanh nghiệp thường có xu hướng đưa càng nhiều nghiệp vụ vào ERP càng tốt.

Nhưng với Cloud ERP hiện đại, một cách tiếp cận khác đang trở nên hợp lý hơn:

ERP không cần phải làm tất cả.

ERP nên tập trung vào những nghiệp vụ cốt lõi và dữ liệu có tính hệ thống.

Các ứng dụng chuyên biệt có thể đảm nhiệm những nhu cầu khác ở lớp trên.

Trong kiến trúc đó:

ERP = System of Record

ExtSuite = System of Engagement & Extension

Workflow = Process Automation

Analytics = Decision Support

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp xây dựng một kiến trúc linh hoạt hơn mà không cần biến ERP thành một hệ thống quá phức tạp.

ExtSuite - Extend Your ERP

ExtSuite hướng tới một cách tiếp cận đơn giản:

Không thay thế ERP.
Không bắt mọi nhân viên phải dùng ERP.
Không mở rộng chi phí license theo từng user.
Không cần custom ERP cho mọi nhu cầu.

Thay vào đó, doanh nghiệp có thể sử dụng ExtSuite để mở rộng Cloud ERP đến các quy trình và người dùng mà ERP core không nhất thiết phải trực tiếp phục vụ.

Từ Procure-to-Pay đến Expense, Request, Approval, Budget Control, Dashboard và Analytics, ExtSuite giúp kết nối nhân viên, mua hàng và kế toán trên một lớp ứng dụng thống nhất.

Với khả năng tích hợp sẵn với các nền tảng như SAP S/4HANA Public Cloud, Oracle NetSuite, Oracle Fusion Cloud và Microsoft Dynamics 365, ExtSuite hướng tới trở thành một extension layer cho Enterprise Cloud ERP.

ExtSuite - Extend. Automate. Optimize.

Xem thêm Hybrid 2-Tier ERP - Hướng đi mới cho doanh nghiệp sử dụng ERP